Project Management Office (PMO): Conceitos, Modelos e Benefícios

por Prof. Me Dr, Eng. Celso de Arruda - Jornalista - MBA

O ambiente corporativo atual exige que as empresas adotem estratégias ágeis e eficazes para se manterem competitivas no mercado global. No entanto, muitas dessas estratégias falham em ser implementadas adequadamente devido à falta de comunicação entre os diferentes níveis hierárquicos ou à ausência de processos adequados. Nesse cenário, surge a necessidade de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) ou Project Management Office (PMO), que atua como um centro de controle e suporte para garantir que as iniciativas e projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

O que é o PMO?

O PMO é uma entidade organizacional responsável pelo gerenciamento centralizado e coordenado de projetos dentro de uma empresa. De acordo com o Guia PMBOK (2013), um PMO pode desempenhar funções que vão desde oferecer suporte ao gerenciamento de projetos até assumir a responsabilidade direta pela gestão dos projetos. O conceito de PMO não se limita a uma função operacional, mas se expande para uma abordagem estratégica, sendo crucial para sustentar o planejamento e as metas da corporação (KERZNER, 2006).

A principal função de um PMO é garantir que os projetos sejam executados de maneira alinhada com as estratégias da organização, promovendo padronização, eficiência e a gestão eficaz dos recursos. A partir do trabalho de Kerzner (2006) e Crawford (2010), podemos entender que o PMO é um facilitador do sucesso organizacional, contribuindo para a melhoria contínua do gerenciamento de projetos dentro da empresa.

Funções do PMO

As principais atribuições de um PMO incluem:

• Definição e padronização de processos, ferramentas, métricas e padrões: O PMO é responsável por garantir que todos os projetos sigam uma metodologia comum, promovendo a uniformidade na execução e no controle dos projetos.

• Oferta de serviços de gerenciamento e treinamento: O PMO também desempenha um papel essencial no treinamento das equipes, garantindo que todos os envolvidos no gerenciamento de projetos estejam alinhados com as melhores práticas e ferramentas da organização.

• Alinhamento estratégico: O PMO assegura que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização, gerenciando o portfólio de projetos de forma eficaz.

• Elaboração de relatórios e acompanhamento: O PMO tem a função de monitorar o progresso dos projetos, fornecendo relatórios regulares sobre o status, prazos e orçamentos, ajudando a detectar problemas e propor soluções.

Modelos de PMO

De acordo com Crawford (2010), o modelo de PMO na organização depende de diversos fatores, como a carteira de projetos da empresa, o nível de maturidade na gestão de projetos e a cultura organizacional. Os PMOs podem ser classificados em três níveis de atuação, conforme o grau de influência e a posição hierárquica dentro da organização:

1. PMO de Controle (Nível 1): Este modelo é mais voltado para o acompanhamento de indicadores e a geração de relatórios, sem uma influência direta sobre a execução dos projetos. Seu papel é garantir que os projetos estejam no caminho certo, mas sem intervir nas decisões estratégicas dos gestores.

2. PMO de Unidade de Negócios (Nível 2): Este PMO tem uma atuação mais ampla e influente. Além de realizar todas as funções do PMO de Controle, ele também é responsável pela implementação de metodologias, treinamento e suporte contínuo aos projetos, ajudando a resolver problemas e a aplicar as melhores práticas.

3. PMO Estratégico (Nível 3): Este PMO opera em um nível corporativo, sendo o responsável pela coordenação e definição de políticas para todos os projetos da organização. Ele gerencia o portfólio de projetos, auxilia os PMOs de Nível 1 e 2, e assegura que os projetos estejam sempre alinhados com a estratégia global da empresa. Este modelo também é visto como um centro de excelência em gerenciamento de projetos, com um foco em otimizar os processos organizacionais como um todo.

Benefícios do PMO

A implantação de um PMO pode trazer diversos benefícios para uma organização, tais como:

• Padronização de processos: Ao garantir que todos os projetos sigam as mesmas práticas e metodologias, o PMO contribui para a consistência e a previsibilidade dos resultados.

• Melhor alocação de recursos: O PMO permite que os recursos sejam distribuídos de maneira mais eficiente, garantindo que as equipes e os materiais necessários para cada projeto estejam disponíveis no momento certo.

• Acesso mais rápido a informações: Com a centralização das informações dos projetos, o PMO torna o acesso a dados essenciais mais ágil e eficiente, facilitando a tomada de decisão.

• Priorização dos projetos: O PMO ajuda a organizar e priorizar os projetos, assegurando que os mais importantes sejam tratados com a devida atenção.

• Desenvolvimento de gerentes de projeto: Ao promover treinamentos e boas práticas, o PMO contribui para o desenvolvimento das habilidades dos gerentes de projeto e das equipes.

A Evolução Histórica do PMO

O conceito de PMO não é novo. No final da década de 1950 e início da década de 1960, o PMO era utilizado principalmente em indústrias como a construção civil, militar e aeroespacial, onde projetos de grande complexidade demandavam acompanhamento intensivo. A função do PMO, naquele período, era apoiar o gerente de projeto no planejamento e no acompanhamento dos projetos.

Com o avanço da tecnologia e o surgimento de softwares de gerenciamento de projetos na década de 1970, o papel do PMO se expandiu, abrangendo não apenas setores específicos, mas também outras indústrias. Nas décadas seguintes, o PMO evoluiu de um modelo focado em controle e suporte para um modelo mais estratégico, que integra os projetos às metas corporativas.

A partir dos anos 2000, o PMO se consolidou como uma estrutura essencial na hierarquia das grandes organizações, com funções cada vez mais complexas e alinhadas com a estratégia empresarial.

O Papel dos Sistemas de Informação no PMO

Os sistemas de informação desempenham um papel crucial no funcionamento do PMO. Eles ajudam a organizar, armazenar e disseminar informações relacionadas aos projetos, tornando o gerenciamento mais eficiente. Alguns tipos importantes de sistemas de informação utilizados pelos PMOs incluem:

• Sistema de Informação para mensuração do valor agregado: Permite medir o desempenho e o progresso do projeto, comparando custos e valor agregado.

• Sistema de Informação para gerenciamento de riscos: Fornece dados sobre riscos, ajudando os gestores a tomar decisões informadas.

• Sistema de Informação de falhas de desempenho: Auxilia na análise das causas das falhas de projetos, oferecendo recomendações para melhorar os processos.

• Sistema de Informação de lições aprendidas: Registra e compartilha as lições aprendidas em cada projeto, facilitando a melhoria contínua nas práticas de gerenciamento.

 

A implantação de um PMO eficaz requer uma visão estratégica e o uso de ferramentas adequadas para garantir que todos os projetos estejam alinhados aos objetivos organizacionais. O PMO não apenas padroniza processos, mas também otimiza a gestão de recursos e garante que as decisões sejam baseadas em informações precisas e atualizadas. Ao longo de sua evolução, o PMO se consolidou como uma estrutura indispensável para o sucesso das organizações, contribuindo para o aprimoramento contínuo da gestão de projetos e o alcance de melhores resultados organizacionais.

Referências

KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2ª edição. Porto Alegre: Bookman, 2006.

A guide de Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Fifth Edition. Newton Square, PA: PMI, 2013.

CRAWFORD, J. K. The strategic project office: a guide to improving organizational performance. Edition. New York: Marcel Dekker, 2010.

MANSUR, R. Escritório avançado de projetos na prática: plano de negócio: a máquina de fazer dinheiro. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

PRADO, D.; ARCHIBALD, R. D. Gerenciamento de projetos para executivos: inclui portfólios e programas. Nova Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2011.